La Inteligencia Artificial Transforma la Redacción de Correos Electrónicos

El correo electrónico, una herramienta omnipresente durante medio siglo, experimenta una metamorfosis radical gracias a la irrupción de la inteligencia artificial generativa (IAG).

Desde el lanzamiento de ChatGPT hace dos años, el panorama de la comunicación electrónica ha evolucionado drásticamente. Herramientas como Outlook y Gmail ahora integran asistentes de IA diseñados para optimizar la creación y el perfeccionamiento de mensajes. Este avance promete aumentar significativamente la productividad, considerando que algunos profesionales dedican hasta nueve horas semanales a la redacción de correos.

Las herramientas de IAG, ya sean asistentes integrados o chatbots independientes como Gemini y ChatGPT, facilitan la elaboración de textos pulidos, la adopción del tono adecuado y la persuasión efectiva de los destinatarios.

Dominar el arte de la instrucción a la IA se ha convertido en una habilidad esencial tanto en el ámbito personal como profesional. Si buscas reducir el tiempo dedicado a la redacción de correos electrónicos y adaptar su estilo a diferentes audiencias y situaciones, aquí te ofrecemos consejos, ideas y ejemplos de instrucciones.

¿Qué Herramientas de IAG Deberías Utilizar?

Es importante destacar que los consejos e instrucciones que se presentarán a continuación son aplicables tanto a chatbots como ChatGPT como a asistentes de IA integrados en el software de correo, como Copilot.

Para tareas básicas como la redacción de correos electrónicos, ambos tipos de herramientas funcionan de manera similar, sin requerir funcionalidades avanzadas como navegación web, capacidades multimodales o razonamiento complejo. En los casos en que algunas de las sugerencias dependan de estas características, se indicará específicamente.

Gmail y Outlook ofrecen asistentes integrados en sus versiones gratuitas y de pago, tanto en navegadores como en aplicaciones. Los chatbots más populares, como ChatGPT, Gemini y Claude, también disponen de versiones gratuitas capaces de redactar correos electrónicos.

Consejos Para Instrucciones de Correo Electrónico Efectivas

Un principio fundamental para cualquier tipo de instrucción es tener claridad sobre el objetivo que se desea alcanzar.

Si se proporcionan objetivos vagos o imprecisos a la IA, es imposible predecir el resultado, y es probable que no se ajuste a lo esperado. La IA es inteligente, pero no puede leer la mente.

Si no estás seguro de qué quieres lograr, puedes pedirle a la IA que te ayude a definirlo. Puede ayudarte a comprender tus objetivos y cómo medir el éxito.

Otro aspecto crucial es que puedes proporcionar a ChatGPT (o cualquier otra herramienta) cualquier dato necesario para completar la tarea. Puedes adjuntar hojas de cálculo, artículos, imágenes o la mayoría de los tipos de archivos multimedia, y la IA extraerá información relevante para su uso en tus correos electrónicos.

Por ejemplo, una empresa podría cargar registros de transacciones de clientes para crear correos electrónicos automatizados y personalizados de seguimiento, preguntando a los compradores sobre su satisfacción con las últimas adquisiciones.

También es fundamental definir la audiencia a la que te diriges. Indicar a ChatGPT que la comunicación está destinada a tu jefe, a clientes o a posibles clientes con problemas que puedes resolver aumenta las posibilidades de que adopte el tono adecuado.

Para asegurarte de que los destinatarios reconozcan tu estilo personal, puedes proporcionarle ejemplos de tu forma de escribir (ya sea adjuntándolos como archivos o pegándolos en el chat) para que pueda simular tu voz, tono y estilo.

Por último, es crucial abordar el riesgo de las «alucinaciones» de la IA. Una peculiaridad de la IAG basada en el lenguaje es su aversión a encontrarse en una situación en la que no puede proporcionar una respuesta. Para evitar esto, a veces inventa información.

Una forma sencilla de evitar (o al menos reducir la frecuencia de) este fenómeno es indicarle que te solicite cualquier información que necesite. Añadir la frase «pídeme cualquier información adicional que necesites para realizar la tarea» es una forma segura de mejorar la eficacia de muchas instrucciones.

Teniendo en cuenta estos consejos generales, aquí tienes algunos ejemplos de instrucciones sencillas que pueden ayudarte a redactar correos electrónicos eficaces.

Resumir/Reseñar Una Reunión

La IA funciona mejor cuando se le proporcionan datos específicos con los que trabajar, en lugar de obligarla a recurrir a sus datos de entrenamiento.

Instrucción: Utiliza el registro de asistencia, el orden del día y las notas proporcionadas para resumir esta reunión. A continuación, crea un correo electrónico de seguimiento personalizado para cada asistente, junto con un plan de acción que detalle los objetivos actuales, el calendario y los próximos pasos.

Escribir de Forma Persuasiva

A menudo, el objetivo al escribir un correo electrónico es persuadir a la gente para que actúe de una determinada manera, ya sea comprando tus productos, asistiendo a tu evento o apoyando una causa benéfica. Si tienes que crear cualquier tipo de correo electrónico diseñado para fomentar la acción, ejecútalo primero a través de esta instrucción:

Instrucción: Por favor, toma este borrador de correo electrónico y mejora las posibilidades de que alcance su objetivo estructurando el contenido de una manera clara, concisa y persuasiva, enfatizando las oportunidades, los beneficios o los riesgos. Si su objetivo no te queda claro, pídeme que te aclare lo que se pretende conseguir. Mantén la misma voz, el mismo tono y el mismo estilo, y toda la mensajería. Cuando tengas toda la información que necesites, crea un correo electrónico persuasivo, bien escrito y eficazmente estructurado.

Apelar Una Multa O Sanción

Los procesos de apelación suelen ser muy técnicos y se ganan o se pierden en función de la normativa. Para esta instrucción, necesitarás una copia de la normativa que se te acusa de infringir (por ejemplo, los términos y condiciones de aparcamiento).

Instrucción: Ayúdame a revocar esta multa o sanción. He adjuntado una copia de la normativa que se me acusa de infringir. Por favor, pregúntame por la razón por la que creo que esta multa o sanción debe ser revocada, luego redacta una carta concisa, educada pero directa, con referencia a la normativa, que convenza al emisor de que rescinda la multa o sanción.

Éxito en la Instrucción

Estas instrucciones están diseñadas para darte una idea de las diferentes formas en que podemos conseguir que la IA nos ayude con las tareas. Todas ellas pueden adaptarse para satisfacer muchas necesidades diferentes.

Al dar a las IA la información específica que necesitan -y pedirles que te hagan saber si necesitan más-, cualquiera puede hacer que sus instrucciones creen resultados mucho más personalizados y útiles.

No te equivoques, el futuro éxito de muchas personas que leen esto probablemente dependerá de lo competentes que lleguen a ser trabajando con la IA y obteniendo valor de ella.

La IA generativa basada en el lenguaje elimina muchos de los obstáculos técnicos que podemos encontrar al intentar utilizar la tecnología de forma eficaz, como tener que aprender a escribir código.

Pero sigue siendo una habilidad, y eso significa que se puede mejorar con el conocimiento y la práctica. Y cuanto mejor se nos dé, más probable será que nos beneficiemos de las oportunidades que crea la IA.

Insights de Evox News: Cómo la IA en la redacción de correos electrónicos puede impactar tu negocio

La integración de la inteligencia artificial en la redacción de correos electrónicos no es simplemente una mejora de la eficiencia; representa una transformación estratégica con profundas implicaciones para las empresas.

Ventaja Competitiva: Las empresas que adopten tempranamente estas tecnologías podrán comunicarse de manera más efectiva y personalizada con sus clientes, proveedores y empleados. La capacidad de generar correos electrónicos persuasivos y adaptados a cada destinatario puede traducirse en mayores tasas de conversión y fidelización.
Innovación en la Comunicación: La IA permite experimentar con nuevos enfoques de comunicación, como la creación de campañas de marketing más segmentadas y la automatización de respuestas a consultas de clientes. Esto libera a los equipos de tareas repetitivas y les permite centrarse en estrategias más creativas y de alto valor.
Optimización de Costos: Al reducir el tiempo dedicado a la redacción y revisión de correos electrónicos, las empresas pueden optimizar sus costos operativos. Además, la IA puede ayudar a evitar errores costosos en la comunicación, como malentendidos o información incorrecta.
Impulso a la Innovación: La IA no solo optimiza las tareas existentes, sino que también abre la puerta a nuevas oportunidades de innovación. Las empresas pueden utilizar la IA para analizar patrones de comunicación, identificar áreas de mejora y desarrollar estrategias más efectivas.
Adaptación al Futuro: En un entorno empresarial cada vez más competitivo y digitalizado, la adopción de la IA en la comunicación es esencial para mantenerse relevante. Las empresas que no se adapten corren el riesgo de quedarse atrás frente a competidores más ágiles y eficientes.
Capacitación: Invertir en la capacitación de los empleados para que aprendan a utilizar eficazmente estas herramientas es fundamental para maximizar su impacto.
Personalización: La capacidad de personalizar los correos electrónicos a gran escala permite a las empresas crear conexiones más fuertes con sus clientes y construir relaciones a largo plazo.
Análisis de Datos: La IA puede analizar el rendimiento de los correos electrónicos y proporcionar información valiosa para mejorar las estrategias de comunicación.
Eficiencia: La automatización de tareas repetitivas libera tiempo para que los empleados se centren en actividades más estratégicas y creativas.
Riesgos: Es importante tener en cuenta los riesgos asociados con la IA, como la posibilidad de generar contenido inapropiado o sesgado.
* Ética: Las empresas deben asegurarse de utilizar la IA de manera ética y responsable, respetando la privacidad de los usuarios y evitando la discriminación.

En resumen, la inteligencia artificial está revolucionando la forma en que las empresas se comunican, ofreciendo nuevas oportunidades para mejorar la eficiencia, la personalización y la innovación. Las empresas que adopten esta tecnología de manera estratégica y responsable estarán mejor posicionadas para competir en el mercado actual y futuro